Risikostyring og internkontroll i KLP
For å sikre at KLP leverer trygge og konkurransedyktige finans- og forsikringstjenester til kundene, samt ivaretar eiernes interesser og selskapets eiendeler og verdier, er det etablert et system for risikostyring og internkontroll.
Styret i KLP har vedtatt «Retningslinje for risikostyring og Retningslinje for operasjonell risiko og internkontroll». I KLP handler god risikostyring og internkontroll om å sikre effektiv måloppnåelse i tråd med KLPs verdier og etiske retningslinjer. Ved å identifisere og analysere relevante risikoer kan selskapet iverksette effektive tiltak for å håndtere og kontrollere risikoer som kan hindre måloppnåelse. Dette gjøres fortløpende og ved alle beslutninger om vesentlige endringer i virksomheten.
Risikostyringen inkluderer også bærekraftrisiko. KLPs utgangspunkt er at styringen av bærekraftrisiko følger ordinær rollefordeling og etablerte strategi- og risikostyringsprosesser.
Roller og ansvar
Styret har det overordnede ansvaret for at KLP har etablert hensiktsmessige og effektive prosesser for risikostyring og internkontroll. Styret fastsetter overordnet risikovilje og påser at styringen av vesentlige risikoer er hensiktsmessig organisert. Dette innebærer også å sikre uavhengig overvåkning av at risikoene håndteres i samsvar med overordnet risikovilje.
Det er konsernsjefens ansvar å sørge for at styrets føringer for styring og kontroll gjennomføres i virksomheten. KLP har en risikostyringskomité som er konsernsjefens rådgivende organ i alle saker som er relatert til risiko i KLP og konsernet. Komitéen vurderer blant annet samlet risikovilje og risikoeksponering med fordeling på alle vesentlige risikofaktorer i foretakets virksomhet, herunder også eierrisiko for datterselskaper. Komiteen behandler også strategiene for de viktigste risikokategoriene, og samlet risiko.
Organisering av risikostyringssystemet
Risikostyringssystemet i KLP er organisert etter prinsippet om tre forsvarslinjer.
Det primære ansvaret for risikostyring ligger i førstelinjen, som består av ledere og ansatte i virksomhetsområdene.
Kontrollfunksjonene i andrelinjen overvåker, vurderer, gir råd, aggregerer og rapporterer om risikosituasjonen.
Tredjelinjeforsvaret gir uavhengig bekreftelse på at første- og andrelinjeforsvaret fungerer effektivt. I tillegg til de tre interne forsvarslinjene gir eksternrevisor sin uavhengige tilbakemelding til selskapets eiere.
Overvåking av risiko
KLPs ledere, på alle nivåer, følger løpende opp risikobildet knyttet til sitt målområde, sørger for etablering og gjennomføring av kontroller og følger opp eventuelle uønskede hendelser innenfor sitt område. Andrelinjefunksjonene overvåker, vurderer, rapporterer og gir anbefalinger knyttet til risikosituasjonen. Andrelinjefunksjonene har et særlig fokus på risikonivået for KLPs vesentlige risikoområder i forhold til styrets risikovilje.
Mer om kontrollfunksjonene i andre- og tredjelinje
Andrelinjefunksjonene består av risikostyringsfunksjonen, compliancefunksjonen og aktuarfunksjonen, og tredjelinje består av internrevisjonen. Disse gjør selvstendige og uavhengige vurderinger av risikonivået i selskapet og vurderer om etablerte risikoreduserende tiltak er tilstrekkelige, i henhold til fastsatte retningslinjer for hver av funksjonene.
Risikostyringsfunksjon overvåker selskapets totale risiko og risikohåndtering, og sørger for at ledelsen, risikostyringskomiteen og styret i KLP til enhver tid er tilstrekkelig informert om konsernets samlede risikoprofil. Risikostyringsfunksjonen vurderer om forutsetningene som benyttes i selskapets risikoberegninger er fornuftige, og bistår ledelsen med å videreutvikle og implementere et helhetlig rammeverk for KLPs risikostyring, samt påser at dette er i samsvar med eksterne og interne krav.
Compliancefunksjonen er en uavhengig kontrollfunksjon som identifiserer, vurderer og overvåker KLPs mest sentrale etterlevelsesrisikoer, etter en risikobasert tilnærming. Gjennom rapportering, råd og anbefalinger om regelverk, bistår compliancefunksjonen ledelsen og styret med å sikre at KLP ikke pådrar seg sanksjoner, økonomisk tap eller omdømmetap, som følge av manglende etterlevelse av lover, regler og etiske standarder.
Aktuarfunksjonen bistår ledelsen i å sikre at metoder, modeller og forutsetninger i beregning av forsikringstekniske avsetninger er hensiktsmessige. Aktuarfunksjonen gjør vurderinger av dataene som benyttes i beregningene for å sikre tilstrekkelighet og kvalitet. Aktuarfunksjonen uttaler seg om KLPs reassuranseprogram, samt bidrar til effektiv gjennomføring av risikostyringssystemet.
Internrevisjonen foretar uavhengige vurderinger av forsikringsmessige, finansielle og operasjonelle risikoer. Etter dialog med styret og ledelsen, foretas vurdering og testing av vesentlige og risikoutsatte områder med hensyn til tilfredsstillende styring og kontroll. Internrevisors rapporter og anbefalinger fremlegges for, og følges opp av, ledelsen og styret. Internrevisjonen bidrar til å gi styret og ledelsen trygghet for at selskapet har hensiktsmessig risikostyring, internkontroll og virksomhetsstyring. Internrevisor avgir årlig en samlet rapport til styret om KLPs risikostyring, internkontroll og virksomhetsstyring.
Organisering og gjennomføring av finansiell rapportering
KLP offentligjør fire kvartalsregnskaper i tillegg til årsregnskapet. KLPs kvartals- og årsregnskaper utarbeides av konsernregnskapsavdelingen som rapporterer til økonomidirektør. Det er etablert en arbeidsdeling hvor verdivurderinger av aktiva og passiva gjennomføres utenfor konsernregnskapsavdelingen.
I forkant av hver regnskapsavleggelse gjennomføres det møter mellom konsernregnskapsavdelingen og sentrale fagmiljøer for å identifisere risikoforhold, markedsforhold osv. som kan ha betydning for regnskapet. Det er etablert avstemmings- og kontrollrutiner som sikrer kvaliteten på den finansielle rapporteringen. KLPs virksomhet er revisjonspliktig, og eksternrevisor gjennomfører årlig revisjon av årsregnskapet.
KLPs styre har utnevnt et eget revisjonsutvalg som forbereder styrets regnskapsbehandling med vekt på oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen, sentrale prinsipper og vurderinger som er lagt til grunn i regnskapet. Selskapets eksternrevisor deltar i revisjonsutvalgets behandling av regnskapet. Revisjonsutvalget vurderer og overvåker revisors uavhengighet. I tillegg til kvartals- og årsregnskap utarbeides det månedlige driftsrapporter med sammenligning mot budsjett og analyser av utviklingen.